7.01 « Dossier officiel » désigne l’ensemble des documents consignés au bureau du Service des ressources humaines, au bureau de la doyenne ou du doyen de chaque faculté dans laquelle le membre a donné un cours et au bureau du directeur général de la Formation continue, le cas échéant.
7.02.01 Le dossier officiel d’un membre est composé des documents consignés à son sujet :
- au bureau du Service des ressources humaines;
b) au bureau de la doyenne ou du doyen de chaque faculté dans laquelle il a donné un cours; et
c) au bureau du directeur général de la Formation continue, le cas échéant.
.02 Aucun document ne peut être consigné au dossier officiel du membre à moins qu’il ne soit dûment identifié et signé par son auteure ou auteur. Tout document consigné doit porter la date de son dépôt.
.03 Tout document qui s’ajoute au dossier officiel du membre se rapportant aux paragraphes 8.05, 8.08 et 8.10 – Mesures administratives et disciplinaires – sera accompagné de la formule suivante : « J’ai pris connaissance du document versé à mon dossier, toutefois ma signature ne signifie pas que je suis en accord ou en désaccord avec le contenu du document ». Dans l’éventualité où le membre refuse de signer le document devant s’ajouter au dossier officiel, le document sera tout de même déposé au dossier. Toutefois, le membre pourra prendre les mesures nécessaires pour faire redresser son dossier selon le paragraphe 7.08.
7.03 Tout document doit être déposé au dossier officiel d’un membre au plus tard trois (3) mois après que l’Employeur ou le membre en ait pris connaissance.
7.04 Un membre peut, en tout temps, ajouter tout document signé à son dossier officiel.
7.05 Toute lettre confidentielle reçue au moment de l’engagement d’un membre ne sera plus considérée comme pertinente et pourra être retirée du dossier officiel à la demande du membre ou de l’Employeur au plus tard dans les vingt-quatre (24) mois qui suivent la date officielle de son entrée en fonction. Si un grief surgit durant cette période, cette documentation sera préservée jusqu’à la résolution du grief.
7.06 Un membre qui le désire peut examiner son dossier officiel durant les heures de travail, dans l’un ou l’autre des endroits spécifiés au paragraphe 7.02.
7.07 Le membre peut être accompagné de sa déléguée ou de son délégué ou d’une conseillère ou d’un conseiller lors de l’examen de son dossier.
7.08 En cas d’erreur, d’omission ou de toute autre anomalie, le membre peut demander de faire redresser son dossier en s’adressant au bureau de la doyenne ou du doyen et au Service des ressources humaines. S’il n’obtient pas satisfaction, il peut utiliser les procédures de l’article 6 – Règlement des griefs et arbitrage.
7.09 En cas d’arbitrage de griefs, les membres du tribunal d’arbitrage ou l’arbitre désigné pour entendre le grief ont accès d’office au dossier officiel du membre et à tout autre document pertinent. Ils ne devront employer que les pièces justificatives admissibles et pertinentes à la résolution du grief.